規范的公文格式雖然看上去是“細枝末節”，卻是公文具有法定權威性和強制約束力的顯著表現，也是保證公文質量和辦文效率的重要保障。

 

黨政機關公文格式標準依據的是《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）。實際工作中，公文格式常見的不規范問題主要有以下幾點。

 

01

該具備的要素被遺漏

 

《黨政機關公文處理工作條例》規范了公文格式18個方面的要素，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等，每一個要素都有其特定意義，一旦遺漏可能會引發一定后果。

 

比如，份號是公文印制份數的順序號，作用是加強文件管理和利用，涉密文件如果未標注份號，會直接影響文件的分發、查對、清退和銷毀。

 

又如，密級應標而未標。個別單位甚至在直接轉發上級單位涉密文件時漏標密級，后果可想而知。

 

02

該調整的要素不到位

 

我們經常說的“紅頭”也就是發文機關標志，按照《黨政機關公文處理工作條例》，分為兩種形式：一是使用發文機關全稱或者規范化簡稱再加上“文件”二字，二是使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

 

以××市委辦公廳為例，前者對應的是“中共××市委辦公廳文件”，一般是普發性的下行文；后者對應的是“中共××市委辦公廳”，所有上行文、平行文、下行文都被“一網打盡”。

 

工作中，有的單位仍在使用發文機關名稱加括號和文種的形式，如“中共……委員會（通知）”“中共……委員會（請示）”，這顯然不規范。

 

03

字體字號等不規范

 

對于一些基本的要求，有的單位落實情況也不盡如人意。比如，標題一般應當使用2號小標宋體字，但是字體字號不合規定的情況仍然存在，有的公文甚至在一個標題中出現兩種字號。

 

標題回行需要做到語意完整、排列對稱，但是有的公文卻將諸如“教育實踐活動”“規范性文件”這樣的特定詞語分跨上下兩行，或者是將虛詞作為下一行的第一個字。

 

公文正文一般應用3號仿宋體字，文中結構層次序數依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。實際工作中，字體字號不規范現象時有發生，特別是當多個單位的來文同時呈報時，格式不規范的頁面會分外顯眼。

 

公文格式是否規范反映辦文部門的工作作風，一旦出錯就會影響到各方面對文件質量的印象、對發文單位的認可。所以，我們一定要嚴謹細致、精益求精，抓小抓實、堅持不懈，從嚴把好格式關。

 

（作者系上海市委辦公廳綜合辦公室副主任；來源：秘書工作微信號）