會議紀要是黨政軍機關、社會團體和企事業單位經常使用的一種公文。研究掌握會議紀要的特點規律和寫作要點,寫出符合規定要求的會議紀要,是提高機關文字水平的客觀需要。本文中,作者就如何寫好會議紀要進行了梳理與總結,其中方法希望對大家有所啟發。
會議紀要的概念和種類會議紀要是一種記載、反映會議情況和議定事項的紀實性公文,是貫徹落實會議精神、指導工作、解決問題、交流經驗的重要工具,是傳達會議信息的主要媒介之一。它通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項等,綜合概括地反映會議精神。會議紀要可以多向行文。向上級機關呈報,用以匯報會議情況,以便得到上級機關對工作的指導;向同級機關發送,用以通報會議情況,以便得到同級機關的支持配合;向下級機關發送,用以傳達會議精神,以便統一認識,貫徹執行。但通常情況下,會議紀要只印發到與會單位,視情抄送有關單位。根據用途和目的不同,會議紀要可以劃分為三種類型:
1.決議性會議紀要,主要記載和反映會議作出的重要決策事項,作為傳達會議精神和部署工作的重要依據,對今后工作具有直接的指導作用,常用于各級領導機關的辦公會,如省長辦公會議、市(縣)長辦公會議等。
2.協議性會議紀要,主要記載雙邊或多邊會議有關內容及其達成的協議等情況,作為會后貫徹執行的基本依據,對協議各方今后工作具有一定的約束作用,常用于領導機關主持召開的多部門協調會或不同單位共同召開的聯席辦公會等。
3.研討性會議紀要,主要記載和反映經驗交流會議、各種專業會議或學術性會議的研討情況,因是研討性會議,自然會有不同的意見,所以只要把各方意見寫明即可,主要用于職能部門或學術研究機構召開的專業會議、學術研討會議等。
會議紀要的寫作要點:
一是真實準確。會議紀要,重在紀實,必須真實準確地反映會議的情況和精神,既不能隨意增減,也不能擅自篡改,這是會議紀要寫作的第一要求,也是最基本的要求。為此,寫好會議紀要,需認真地進行會議記錄,詳盡地了解會議情況,做好各項基礎性工作。
二是精練概括。會議紀要是在會議記錄所提供材料的基礎上,根據會議的主旨、議定事項和主要成果,經過提煉、概括、整理而形成的公文,它集中地反映會議的要點和精神實質,具有高度的概括性。精練概括與詳盡細致,是會議紀要與會議記錄最重要的區別。語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白,也是精練概括的應有之義。
三是要點突出。會議紀要就是記敘會議的中心內容和討論研究的要點。凡與此聯系密切的問題,都應盡力寫充分;反之就要少寫或不寫。突出要點也是做到精練概括的一個重要方法。
四是取舍適當。會議上對某些問題進行討論,有時意見會有分歧,甚至截然相反。因此,起草會議紀要應根據會議確定的宗旨,對各種觀點進行恰當的取舍,善于正確集中會議討論的意見。一般采用以下方法:凡符合會議宗旨的多數人的一致意見,會議紀要都應集中反映;對少數人的意見,如果是正確的,也要予以反映;如果討論中意見確有分歧,難以取得統一,一般不應寫入紀要,但研討性會議紀要除外。集中會議討論的意見,還要特別留意會議主持人發表的意見,特別是他(她)的總結性發言和結論性意見,并在紀要中充分體現。
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